Wohnungs- und Hauseigentümer kommen nur selten in die Situation, einen neuen Verwalter suchen zu müssen. Daher fehlt es ihnen auch an Praxis. „Solange die Immobilie in einem zufriedenstellenden Zustand ist, Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten fristgerecht und sorgfältig ausgeführt werden, die Abrechnung pünktlich und fehlerfrei erfolgt, bleibt in der Regel alles beim Alten“, sagt Josef Rössler, ehemaliger Vorsitzender des Verwalterausschusses des IVD West. Gebe es jedoch Anlass zu andauernder Unzufriedenheit, werde die Verwaltersuche für viele Eigentümer zum Hindernislauf.
Nicht nur auf Empfehlungen verlassen
Viele Eigentümer gehen dabei den einfachsten Weg und wählen ihren neuen Verwalter aufgrund von Tipps aus dem Freundes- und Bekanntenkreis. „Das ist nicht sehr empfehlenswert“, so Josef Rössler. „Ein Verwalter, der gute Referenzen aus dem näheren Umfeld mitbringt, sollte sicherlich in die engere Wahl gezogen werden.“ Es sei aber problematisch, wenn man sich allein auf Empfehlungen verlasse. Für die Auswahl sollten auch weitere Kriterien herangezogen werden. Denn Immobilienverwalter betreuen einen erheblichen Anteil des Vermögens ihrer Kunden.
Berufliche Grundqualifikation
Eine weitere Schwierigkeit bei der Auswahl des richtigen Verwalters besteht darin, dass es für den Beruf noch keine Zulassungsordnung gibt. „In Deutschland darf jeder Verwalter werden, der nicht vorbestraft ist und einen Gewerbeschein vorweisen kann“, sagt Josef Rössler. Bei derart niedrigen Hürden verwundere es nicht, dass es auch „schwarze Schafe“ gebe. Um sich vor fehlerhaften Leistungen und Vermögensverlusten zu schützen, müssten die Eigentümer verstärkt auf die Qualifikation und den Versicherungsschutz des Verwalters achten. Nach Auffassung des IVD sollte ein Hausverwalter über eine Grundqualifikation mit Bezug zur Immobilienwirtschaft verfügen. Die klassische Ausbildung ist dabei der Immobilienkaufmann, früher Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft. „Gute Leistungen werden aber auch durch akademische Quereinsteiger erreicht“, berichtet Rössler. Eine kaufmännische Ausbildung ohne immobilienspezifische Spezialisierung sei aber nicht ausreichend. Mindestens ebenso wichtig wie eine solide Grundqualifikation sei die fortlaufende Fortbildung. „Fast quartalsweise gibt es neue Verordnungen und Gerichtsbeschlüsse, die in der Verwaltung unbedingt berücksichtigt werden müssen.“ Daher rät der IVD bei der Verwalterauswahl auch auf die andauernde Fortbildung von Verwaltern zu achten und nach Seminar- und Lehrgangsbesuchen in den letzten beiden Jahren zu fragen.
Seit dem 01. Dezember 2020 gilt zudem das reformierte Wohnungseigentumsgesetz. Jeder Verwalter muss nach einer Übergangszeit bis zum 01.12.2022 einen Zertifikatsnachweis auf Verlangen der Wohnungseigentümer vorlegen können. Damit können die Eigentümer sicherstellen, dass der Verwalter über alle für die Tätigkeit notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt und diese Eignung in einer Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer unter Beweis gestellt hat. Ein Verwalter, der am 01.12.2020 bereits bestellt ist, gilt bis zum 01.06.2024 gegenüber dieser Gemeinschaft als zertifizierter Verwalter.
Referenzen
Da jedoch eine Qualifikation noch wenig über das tatsächliche Leistungsvermögen eines Verwalters aussagt, sollten vor Vertragsabschluss auch Referenzen von bereits betreuten Objekten verlangt werden. „Wer bereits mehrere Objekte aus der näheren Umgebung erfolgreich verwaltet, wird auch ein weiteres gut betreuen“, versichert Josef Rössler. Außerdem sollte ein Konzept für die weitere Instandhaltung der zur Verwaltung anstehenden Immobilie und gegebenenfalls auch für deren energetische Sanierung angefordert werden. Denn: „Ein Verwalter kann ein guter Ratgeber bei der Planung und Durchführung der Arbeiten sein.“
Versicherungsschutz
Weil die Verwalter für große Vermögenswerte verantwortlich sind, sollten sie zudem einen entsprechenden Versicherungsschutz nachweisen können. Denn selbst ausgewiesenen Profis unterlaufen Fehler, und dann ist guter Rat teuer. Der IVD empfiehlt, eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abzuschließen. Diese kommt im Schadensfall für die finanziellen Verluste der Eigentümer auf und sollte Schäden von mindestens 100.000 Euro zweifach im Jahr abdecken. Alle Verwalter im Immobilienverband IVD müssen eine solche Versicherung nachweisen. Vielfach unterschätzt wird die Bedeutung der Vertrauensschadensversicherung. „Eine solche Versicherung schützt nicht allein die Eigentümer vor den Folgen von Veruntreuungen, sondern entlastet beispielsweise auch Verwalter, WEG-Beiräte und Eigentümer“, erklärt Josef Rössler. Die Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung sei somit eine wichtige Voraussetzung für den entspannten Umgang zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Der IVD hat die Notwendigkeit einer solchen Versicherung schon frühzeitig erkannt. Der Verband hat daher für alle Mitglieder eine Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung über 165.000 Euro verbindlich abgeschlossen, so dass Eigentümer, die einen IVD-Verwalter beauftragen, rundum geschützt sind.
Kontrollfunktion wahrnehmen
Wichtig für die spätere Zusammenarbeit ist auch, dass die Eigentümer ihre Kontrollfunktion ausüben. „Bei der Überprüfung von Rechnungen und Kontoauszügen begnügen sich viele Eigentümer mit Kopien“, berichtet Rössler. „Wer wirklich sicher gehen will, dass alles seine Ordnung hat, sollte auf Originale bestehen, vor allem, wenn es um die Überprüfung der Kontoauszüge geht.“ Vielfach unterschätzt wird zudem der gegenseitige Beratungsbedarf, zum Beispiel beim Wirtschaftsplan für das kommende Jahr. In Wohnungseigentümergemeinschaften wird dieser in der Regel auf der jährlichen Eigentümerversammlung erstmals vorgestellt und dann häufig kontrovers diskutiert. Dabei könnte er mit den Beiräten auch schon im Vorfeld besprochen werden. Auch wenn ein Verwalter eine Sondervergütung für bestimmte Aufgaben verlangt, sollten sich die Eigentümer vorher erklären lassen, warum dies vereinbart werden soll. Das ist kein Grund für Misstrauen. Grundsätzlich werden Sondervergütungen bei der Abwicklung von Versicherungsfällen und bei der Durchführung von Baumaßnahmen vereinbart.
Beiräte und Eigentümer müssen aber nicht jeden Schritt ihres Verwalters kontrollieren, insbesondere dann nicht, wenn er Mitglied eines Verbands ist. Die Mitglieder des IVD beispielsweise sind zur Einhaltung eines Verhaltenskodex und zu regelmäßiger Weiterbildung verpflichtet. Außerdem fungiert der Verband als Beschwerdeinstanz für die Kunden der Mitglieder. Derzeit ist der Rechtsanwalt Kai-Peter Breiholdt als neutraler Ombudsmann für Streitfälle tätig. Seine Aufgabe ist es, die Rechtslage im Rahmen eines Schlichtungsverfahrens zu prüfen und dann einen Schlichtungsvorschlag zu unterbreiten. Erst wenn der Ombudsmann keine Einigung herbeiführen kann, ist der Gang zum Gericht notwendig.
